การเขียนจดหมายที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพยังคงเป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่มีประโยชน์ที่สุดที่คุณสามารถมีได้ ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ, จดหมายส่วนตัวถึงเพื่อน หรือ อีเมลอย่างมืออาชีพ

คู่มือนี้จะแนะนำคุณตลอด:

• โครงสร้างพื้นฐานของจดหมาย
• วิธีการเขียนจดหมายที่เป็นทางการ vs ไม่เป็นทางการ
• ตัวอย่างและเทมเพลตจดหมายแบบมืออาชีพ
• วลีทั่วไปและบรรทัดปิด
• เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ฟังดูชัดเจน สุภาพ และมั่นใจ

# 1. ตัดสินใจ: จดหมายทางการหรือไม่เป็นทางการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้ระบุให้ชัดเจนว่า คุณกำลังเขียนถึงใคร และ ทำไม

# จดหมายทางการ (แบบมืออาชีพหรือเป็นทางการ)

ใช้จดหมายทางการเมื่อเขียนถึง:

• บริษัทหรือองค์กร
• บุคคลที่คุณไม่รู้จักดี
• ผู้จัดการ แผนกทรัพยากรบุคคล โรงเรียน ธนาคาร หรือสำนักงานราชการ

การใช้งานทั่วไป:

• ใบสมัครงาน / จดหมายปะหน้า
• การร้องเรียนหรือคำขอ
• จดหมายลาออก
• จดหมายอ้างอิงหรือแนะนำ

น้ำเสียง: สุภาพ ให้เกียรติ และมีโครงสร้าง หลีกเลี่ยงคำสแลง อีโมจิ หรือคำย่อที่ไม่เป็นทางการ

# จดหมายไม่เป็นทางการ (ส่วนตัวหรือเป็นกันเอง)

ใช้จดหมายไม่เป็นทางการเมื่อเขียนถึง:

• เพื่อน
• สมาชิกในครอบครัว
• เพื่อนร่วมงานที่สนิทสนมหรือคนที่คุณรู้จักดี

การใช้งานทั่วไป:

• การพูดคุยหรือแบ่งปันข่าวสาร
• จดหมายขอบคุณ
• คำเชิญ

น้ำเสียง: อบอุ่น ผ่อนคลาย และเป็นธรรมชาติ คุณสามารถใช้คำย่อ (ฉัน, คุณ) วลีที่ไม่เป็นทางการ และเรื่องราวส่วนตัวได้

# 2. โครงสร้างจดหมายมาตรฐาน (ภาพรวมอย่างง่าย)

จดหมายส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ จะเป็นไปตามลำดับพื้นฐานนี้:

1. ที่อยู่ของผู้ส่ง (และข้อมูลติดต่อ)
2. วันที่
3. ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ (ส่วนใหญ่สำหรับจดหมายทางการ)
4. คำทักทาย / คำขึ้นต้น
5. ย่อหน้าเปิด – เหตุผลที่คุณเขียน
6. เนื้อหา – รายละเอียด คำอธิบาย หรือข้อมูล
7. ย่อหน้าปิด – สิ่งที่คุณต้องการต่อไป / ข้อความสุดท้าย
8. คำลงท้าย / วลีปิด
9. ชื่อและลายเซ็นของคุณ

สำหรับอีเมล โดยปกติคุณจะข้ามที่อยู่ทางไปรษณีย์เต็มรูปแบบและใช้:

• หัวเรื่อง
• คำทักทาย
• เนื้อหา
• วลีปิดและชื่อของคุณ
• รายละเอียดการติดต่อในลายเซ็นอีเมลของคุณ

# 3. วิธีการเขียนจดหมายทางการ (ทีละขั้นตอน)

# 3.1 เลย์เอาต์ของจดหมายทางการ

ใช้เลย์เอาต์ที่สะอาดและเรียบง่าย:

• แบบอักษร: Arial, Calibri, Times New Roman (10–12 pt)
• จัดทุกอย่างไปทางซ้าย
• ใช้ช่องว่างที่ชัดเจนระหว่างส่วนต่างๆ

# 3.2 ตัวอย่างรูปแบบจดหมายทางการ

ด้านล่างนี้คือรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไปที่คุณสามารถปรับใช้ได้:

[ชื่อของคุณ]
[ที่อยู่ของคุณ]
[เมือง, รัฐ/จังหวัด, รหัสไปรษณีย์]
[ประเทศ]
[ที่อยู่อีเมล] | [หมายเลขโทรศัพท์]

[วันที่: เดือน วัน, ปี]

[ชื่อผู้รับ]
[ตำแหน่งงานของผู้รับ]
[ชื่อบริษัทหรือองค์กร]
[ที่อยู่]
[เมือง, รัฐ/จังหวัด, รหัสไปรษณีย์]
[ประเทศ]

เรียน [นาย/นาง/ดร. นามสกุล], ← ใช้คำนำหน้าชื่อ + นามสกุล

ย่อหน้าเปิด: ระบุเหตุผลที่คุณเขียนอย่างชัดเจน
ตัวอย่าง: ฉันเขียนเพื่อสมัครตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายการตลาด ตามที่โฆษณาในเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ

ย่อหน้าเนื้อหา: ให้รายละเอียดตามลำดับตรรกะ
- ให้ข้อมูลพื้นฐาน
- อธิบายสิ่งที่คุณต้องการ สิ่งที่เกิดขึ้น หรือสิ่งที่คุณสามารถเสนอได้
- ใช้ย่อหน้าที่ชัดเจนและสั้น

ย่อหน้าปิด: สรุปและระบุขั้นตอนต่อไป
ตัวอย่าง: ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะมีโอกาสพูดคุยเกี่ยวกับใบสมัครของฉันในรายละเอียดเพิ่มเติม และพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ตามความสะดวกของคุณ

ขอแสดงความนับถือ, ← หากคุณทราบชื่อของพวกเขา
[ลายเซ็นที่คุณเขียนด้วยลายมือ หากพิมพ์]
[ชื่อที่คุณพิมพ์]
[ไม่บังคับ: ตำแหน่งงานของคุณ]

หากคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลนั้น คุณสามารถใช้:

• เรียน ท่านสุภาพบุรุษหรือสุภาพสตรี, หรือ
• เรียน ผู้ที่เกี่ยวข้อง, หรือ

จากนั้นปิดด้วย:

• ขอแสดงความนับถือ, หรือ

# 4. ตัวอย่าง: จดหมายขอร้องอย่างเป็นทางการ

อเล็กซ์ จอห์นสัน
14 กรีนฟิลด์ อเวนิว
ลอนดอน W1 5AB
สหราชอาณาจักร
alex.johnson@email.com | +44 1234 567890

10 กุมภาพันธ์ 2568

แผนกสนับสนุนลูกค้า
BrightWave Internet Ltd.
22 คิง สตรีท
ลอนดอน EC1A 1AA
สหราชอาณาจักร

เรียน ท่านสุภาพบุรุษหรือสุภาพสตรี,

ฉันเขียนเพื่อขอใบแจ้งยอดบัญชีบรอดแบนด์โดยละเอียดสำหรับช่วงเดือนมกราคม 2567 ถึงธันวาคม 2567

ฉันเป็นลูกค้าของ BrightWave Internet Ltd. ตั้งแต่ปี 2563 ภายใต้หมายเลขบัญชี BW-483920 ฉันต้องการใบแจ้งยอดนี้เพื่อตรวจสอบการชำระเงินหลายรายการและเพื่อให้เอกสารประกอบสำหรับบันทึกภาษีของฉัน

ฉันจะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถส่งอีเมลใบแจ้งยอดมาให้ฉันตามที่อยู่ที่ให้ไว้ข้างต้น หรือส่งไปรษณีย์ไปยังที่อยู่บ้านของฉันโดยเร็วที่สุด หากมีค่าบริการใดๆ สำหรับบริการนี้ โปรดแจ้งให้ฉันทราบล่วงหน้า

ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ ฉันรอคอยการตอบกลับอย่างรวดเร็วของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

อเล็กซ์ จอห์นสัน

# 5. วิธีการเขียนจดหมายไม่เป็นทางการ (เป็นกันเองหรือส่วนตัว)

จดหมายไม่เป็นทางการมีความผ่อนคลายมากกว่า แต่การทำตามโครงสร้างยังคงเป็นประโยชน์

# 5.1 โครงสร้างจดหมายไม่เป็นทางการ

คุณสามารถรวม:

• ที่อยู่ของคุณ (ไม่บังคับ)
• วันที่
• คำทักทาย
• บทนำ
• เนื้อหา (เรื่องราว ข่าวสาร คำถาม)
• บรรทัดปิด
• คำลงท้ายที่เป็นกันเอง

# 5.2 ตัวอย่างรูปแบบจดหมายไม่เป็นทางการ

[ที่อยู่ของคุณ – ไม่บังคับ]
[เมือง, ประเทศ – ไม่บังคับ]

[วันที่]

สวัสดี [ชื่อต้น], / เรียน [ชื่อต้น],

เปิด: ถามเกี่ยวกับพวกเขาหรือตอบสนองต่อข้อความสุดท้ายของพวกเขา
ตัวอย่าง: ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีและปรับตัวเข้ากับงานใหม่ของคุณได้!

เนื้อหา: แบ่งปันข่าวสาร ความรู้สึก หรือเรื่องราวของคุณ
- สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้
- แผนสำหรับอนาคต
- คำถามเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขา

ปิด: จบลงอย่างอบอุ่นและรอคอย
ตัวอย่าง: ฉันแทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินว่าทุกอย่างเป็นอย่างไรในเมืองใหม่ของคุณ

ด้วยความปรารถนาดี, / ดูแลตัวเอง, / ด้วยรักมากมาย,
[ชื่อต้นของคุณ]

# 6. ตัวอย่าง: จดหมายไม่เป็นทางการถึงเพื่อน

2 มีนาคม 2568

สวัสดีซาร่าห์,

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีและการย้ายไปโตรอนโตจะเป็นไปอย่างราบรื่น รู้สึกแปลกๆ ที่ไม่ได้เจอคุณที่ร้านกาแฟประจำของเราทุกวันศุกร์!

ที่นี่ทุกอย่างค่อนข้างเหมือนเดิม งานยุ่ง แต่ในทางที่ดี เราเพิ่งเริ่มโครงการใหม่ และมันทำให้ฉันนึกถึงคืนที่เราใช้ไปกับรายงานของจอห์นสันเมื่อปีที่แล้ว ฉันคิดถึงการมีคุณอยู่ในทีมอย่างแน่นอน

ฉันวางแผนที่จะไปแคนาดาในปลายปีนี้ อาจจะเป็นในเดือนตุลาคม คงจะดีมากถ้าเราได้เจอกันตอนที่ฉันอยู่ที่นั่น บอกฉันด้วยว่าสุดสัปดาห์ไหนที่อาจจะดีที่สุดสำหรับคุณ

อย่างไรก็ตาม ฉันไม่อยากทำให้อีเมลนี้ยาวเกินไปสำหรับอีเมลที่คุณอาจจะอ่านในช่วงพักกลางวันของคุณ แค่อยากจะบอกว่าฉันคิดถึงคุณและฉันภูมิใจในตัวคุณจริงๆ ที่ก้าวไปข้างหน้าครั้งใหญ่ครั้งนี้

ดูแลตัวเองและเขียนตอบกลับเมื่อคุณมีเวลา

ด้วยรักมากมาย,
เอ็มม่า

# 7. วิธีการเริ่มต้นจดหมาย: การเปิดที่มีประสิทธิภาพ

# 7.1 การเปิดจดหมายทางการ

ใช้ประโยคแรกที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา:

• “ฉันเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…”
• “ฉันเขียนเพื่อสมัครตำแหน่ง…”
• “ฉันเขียนเพื่อแสดงความไม่พอใจเกี่ยวกับ…”
• “ฉันเขียนเพื่อตอบสนองต่อโฆษณาของคุณลงวันที่…”
• “ฉันเขียนเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับ…”

# 7.2 การเปิดจดหมายไม่เป็นทางการ

ฟังดูเป็นธรรมชาติและเป็นส่วนตัว:

• “ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี”
• “มันยอดเยี่ยมมากที่ได้ยินจากคุณ!”
• “ฉันขอโทษอย่างมากที่ใช้เวลานานในการเขียนตอบกลับ”
• “คุณจะไม่เชื่อเลยว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว…”
• “ฉันตั้งใจจะเขียนถึงคุณมานานแล้ว”

# 8. วิธีการปิดจดหมาย: การปิดและคำลงท้าย

# 8.1 การปิดจดหมายทางการ

ใช้ย่อหน้าสุดท้ายที่สุภาพ:

• “ขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ”
• “ฉันรอคอยการตอบกลับของคุณ”
• “โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม”
• “ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือของคุณ”

จากนั้นเลือกคำลงท้ายที่เหมาะสม:

• ขอแสดงความนับถือ, (หากคุณใช้ชื่อของพวกเขา)
• ขอแสดงความนับถือ, (หากคุณไม่ทราบชื่อของพวกเขา)
• ด้วยความเคารพ, / ด้วยความปรารถนาดี, (เป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย พบได้ทั่วไปในอีเมล)

# 8.2 การปิดจดหมายไม่เป็นทางการ

จบลงด้วยวิธีที่อบอุ่นและเป็นกันเอง:

• “เขียนตอบกลับเร็วๆ นี้และบอกข่าวสารทั้งหมดของคุณให้ฉันฟัง”
• “แทบรอไม่ไหวที่จะเจอคุณ”
• “ขอบคุณอีกครั้งสำหรับทุกสิ่ง”

คำลงท้ายสำหรับจดหมายไม่เป็นทางการ:

• ดีที่สุด,
• ด้วยความปรารถนาดี,
• ดูแลตัวเอง,
• ด้วยรักมากมาย,
• เจอกันเร็วๆ นี้,

# 9. การเขียนจดหมาย vs การเขียนอีเมล

มารยาทในการใช้อีเมลส่วนใหญ่คล้ายกับมารยาทในการเขียนจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพ ความแตกต่างหลัก:

• ไม่จำเป็นต้องมีที่อยู่ทางไปรษณีย์เต็มรูปแบบ
• ใส่หัวเรื่องที่ชัดเจนเสมอ
• สั้นและตรงประเด็นกว่า
• หลีกเลี่ยงข้อความจำนวนมาก – ใช้ย่อหน้าสั้นๆ และรายการ bullet

ตัวอย่างหัวเรื่อง:

• “ใบสมัครตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายการตลาด – อเล็กซ์ จอห์นสัน”
• “คำขอใบแจ้งยอดบัญชี – บัญชี BW-483920”
• “คำขอการประชุม – การอภิปรายเกี่ยวกับกำหนดเวลาของโครงการ”

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบอีเมล โปรดดูแหล่งข้อมูลเช่น คู่มืออีเมลระดับมืออาชีพของ Purdue OWL.

# 10. ประเภทจดหมายทั่วไป (พร้อมเคล็ดลับ)

# 10.1 ใบสมัครงาน / จดหมายปะหน้า

มุ่งเน้นไปที่:

• งานที่คุณสมัคร
• ทักษะและความสำเร็จที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของคุณ
• เหตุผลที่คุณเหมาะสม

คู่มือที่เป็นประโยชน์: Indeed – วิธีการเขียนจดหมายปะหน้า.

# 10.2 จดหมายร้องเรียน

ทำให้สงบ เป็นข้อเท็จจริง และเฉพาะเจาะจง:

• เกิดอะไรขึ้น
• เมื่อและที่ไหน
• ทำไมมันถึงเป็นปัญหา
• สิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ (คืนเงิน เปลี่ยนสินค้า ขอโทษ ฯลฯ)

# 10.3 จดหมายลาออก

สั้น สุภาพ และเป็นมืออาชีพ:

• ระบุว่าคุณกำลังลาออก
• ระบุวันที่ทำงานวันสุดท้ายของคุณ
• ขอบคุณนายจ้างของคุณสำหรับโอกาส

ตัวอย่างการปิด: “ฉันขอขอบคุณสำหรับโอกาสในการพัฒนาทางวิชาชีพและส่วนตัวที่คุณมอบให้ในช่วงเวลาที่ฉันอยู่ที่บริษัท”

# 10.4 จดหมายขอบคุณ

• กล่าวถึงสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณอย่างแน่นอน
• อธิบายว่ามันช่วยคุณหรือทำให้คุณรู้สึกอย่างไร
• รักษาโทนเสียงที่อบอุ่นและจริงใจ

# 11. เคล็ดลับรูปแบบเพื่อปรับปรุงจดหมายใดๆ

ใช้เคล็ดลับการเขียนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อให้จดหมายของคุณแข็งแกร่งขึ้น:

1. ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

   • แทนที่จะ: “ฉันต้องการเอกสารบางอย่าง”
   • ใช้: “ฉันต้องการขอสำเนาใบแจ้งยอดธนาคารของฉันตั้งแต่เดือนมกราคมถึงมีนาคม 2567”

2. ใช้ย่อหน้าสั้นๆ

   • แต่ละย่อหน้าควรเน้นที่แนวคิดหลักหนึ่งแนวคิด
   • ทำให้จดหมายของคุณอ่านและเข้าใจง่าย

3. หลีกเลี่ยงภาษาที่ซับซ้อนเกินไป

   • คุณไม่จำเป็นต้องใช้คำใหญ่ๆ เพื่อให้ฟังดูเป็นมืออาชีพ
   • มุ่งเน้นไปที่เรียบง่าย ถูกต้อง และสุภาพ

4. ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำ

   • ใช้เครื่องมือเช่น Grammarly หรือโปรแกรมตรวจสอบการสะกดคำของโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ
   • อ่านจดหมายออกเสียงเพื่อจับประโยคที่น่าอึดอัด

5. ปรับโทนเสียงให้เข้ากับสถานการณ์

   • จดหมายทางการ: ไม่มีคำสแลง จำกัดมุกตลก ให้ความเคารพ
   • จดหมายไม่เป็นทางการ: เป็นตัวของตัวเอง แต่อย่ายังคงชัดเจน

6. สุภาพ แม้ในขณะที่ร้องเรียน

   • หลีกเลี่ยงการดูถูกหรือใช้ภาษาที่แสดงอารมณ์
   • มุ่งเน้นไปที่ปัญหาและวิธีแก้ไขที่คุณต้องการ

# 12. เทมเพลตด่วนที่คุณสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

# 12.1 เทมเพลตคำขอที่เป็นทางการอย่างง่าย

[ชื่อของคุณ]
[ที่อยู่ของคุณ]
[อีเมล] | [โทรศัพท์]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]
[ตำแหน่งผู้รับ]
[บริษัท/องค์กร]
[ที่อยู่]

เรียน [คำนำหน้าชื่อ + นามสกุล],

ฉันเขียนถึง [ระบุวัตถุประสงค์หลักของคุณอย่างชัดเจนในประโยคเดียว]

[อธิบายความเป็นมาหรือบริบทสั้นๆ ในหนึ่งหรือสองย่อหน้า]

ฉันจะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถ [ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำอย่างแน่นอน] โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ขอบคุณสำหรับเวลาและความช่วยเหลือของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

# 12.2 เทมเพลต "พูดคุยกัน" อย่างไม่เป็นทางการอย่างง่าย

[วันที่ – ไม่บังคับ]

สวัสดี [ชื่อต้น],

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี รู้สึกเหมือนเป็นเวลานานมากแล้วที่เราไม่ได้คุยกัน!

[แบ่งปันข่าวสารของคุณ: งาน ครอบครัว การศึกษา การเดินทาง ฯลฯ]

[ถามคำถามเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขาเพื่อสนทนาต่อ]

อย่างไรก็ตาม ฉันแค่อยากจะทักทายและแจ้งให้คุณทราบว่าฉันคิดถึงคุณ เขียนตอบกลับเมื่อคุณมีเวลา ฉันยินดีที่จะได้ยินว่าคุณเป็นอย่างไร

ดูแลตัวเอง,

[ชื่อต้นของคุณ]

# 13. รายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนส่งจดหมายของคุณ

ก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" หรือหย่อนจดหมายของคุณลงในตู้ไปรษณีย์ ให้ตรวจสอบอย่างรวดเร็ว:

• ฉันได้ระบุวัตถุประสงค์ของฉันอย่างชัดเจนในย่อหน้าแรกหรือไม่
• โทนเสียงของฉันเหมาะสม (ทางการหรือไม่เป็นทางการ) หรือไม่
• ชื่อ วันที่ และตัวเลขถูกต้องหรือไม่
• ข้อมูลติดต่อของฉันรวมอยู่ด้วยหรือไม่ หากจำเป็นต้องมีการตอบกลับ
• ฉันใช้คำทักทายและคำลงท้ายที่เหมาะสมหรือไม่
• ฉันได้ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์หรือไม่

หากคุณทำตามโครงสร้างและรายการตรวจสอบนี้ คุณจะรู้วิธีการเขียนจดหมายที่ชัดเจน เคารพ และมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นสำหรับการทำงาน โรงเรียน หรือชีวิตส่วนตัว

หากคุณบอกฉันประเภทของจดหมายที่คุณต้องการ (ตัวอย่างเช่น: ใบสมัครงาน การร้องเรียน คำเชิญ หรือคำขอโทษ) ฉันสามารถช่วยคุณสร้างเวอร์ชันที่ปรับแต่งและพร้อมใช้งานได้