लिफाफे को सही ढंग से भरने से आपके पत्र को तेजी से पहुंचाने और इसे अधिक पेशेवर दिखने में मदद मिलती है। यहाँ एक स्पष्ट चरण-दर-चरण गाइड है जिसका पालन आप व्यक्तिगत, व्यावसायिक या औपचारिक पत्राचार के लिए कर सकते हैं।

# 1. लिफाफे का मूल लेआउट

एक मानक लिफाफे के सामने को तीन मुख्य क्षेत्रों के रूप में देखें:

  • ऊपर बायाँ कोना - प्रेषक का पता (आपका पता)
  • केंद्र - प्राप्तकर्ता का पता (आप किसे भेज रहे हैं)
  • ऊपर दायाँ कोना - डाक टिकट

इस लेआउट को USPS जैसी डाक सेवाओं और दुनिया भर के समान संगठनों द्वारा मान्यता प्राप्त है।

# 2. प्रेषक का पता कैसे लिखें (भेजने वाला)

अपना प्रेषक पता ऊपर बाएँ कोने में रखें:

पंक्ति प्रारूप (अमेरिकी शैली):

  1. आपका पूरा नाम
  2. सड़क का पता (साथ ही अपार्टमेंट/यूनिट नंबर, यदि आवश्यक हो)
  3. शहर, राज्य पिन कोड (या पोस्टकोड)
  4. देश (यदि अंतरराष्ट्रीय स्तर पर भेज रहे हैं)

उदाहरण (एक ही देश के भीतर):

Alex Johnson
742 Evergreen Terrace Apt 3B
Springfield, IL 62704

उदाहरण (अंतर्राष्ट्रीय, संयुक्त राज्य अमेरिका से):

Alex Johnson
742 Evergreen Terrace Apt 3B
Springfield, IL 62704
USA

प्रेषक का पता शामिल करने से यह सुनिश्चित होता है कि गैर-वितरित मेल आपको वापस किया जा सकता है।

# 3. प्राप्तकर्ता का पता कैसे लिखें

लिफाफे के केंद्र में प्राप्तकर्ता का पता लिखें, जो मशीन के लिए आसानी से पढ़ने योग्य होने के लिए बिल्कुल केंद्र से थोड़ा नीचे हो।

मानक पंक्ति प्रारूप:

  1. प्राप्तकर्ता का नाम (यदि औपचारिक है, तो शीर्षक शामिल करें)
  2. कंपनी का नाम (यदि लागू हो)
  3. सड़क का पता (साथ ही अपार्टमेंट/सुइट/यूनिट नंबर)
  4. शहर, राज्य पिन कोड (या पोस्टकोड)
  5. देश (अंतर्राष्ट्रीय मेल के लिए)

व्यक्तिगत पत्र उदाहरण:

Ms. Hannah Lee
221B Baker Street
London NW1 6XE
United Kingdom

व्यावसायिक पत्र उदाहरण (यूएस):

Mr. David Kim
Acme Corporation
1200 Market Street Suite 450
San Francisco, CA 94103
USA

टिप्स:

  • काली या गहरे नीले रंग की स्याही का प्रयोग करें।
  • स्पष्ट ब्लॉक अक्षरों में लिखें (सभी बड़े अक्षर ठीक हैं, और आमतौर पर सॉर्टिंग मशीनों द्वारा पसंद किए जाते हैं)।
  • संक्षिप्त रूप में आवश्यक होने तक विराम चिह्नों से बचें।

# 4. डाक टिकट का स्थान

लिफाफे के ऊपर दाएं कोने पर डाक टिकट लगाएं, लगभग:

  • शीर्ष किनारे से 1-2 सेमी (⅜–¾ इंच)
  • दाएं किनारे से 1-2 सेमी (⅜–¾ इंच)

यदि आप सही डाक के बारे में अनिश्चित हैं:

  • अपने डाक सेवा कैलकुलेटर का उपयोग करें (उदाहरण के लिए, USPS मूल्य कैलकुलेटर)
  • या अपने स्थानीय डाकघर में काउंटर से सलाह लें

अपर्याप्त डाक के कारण आपके मेल में देरी हो सकती है या वापस किया जा सकता है।

# 5. औपचारिक बनाम अनौपचारिक पता लिखना

# अनौपचारिक (मित्र और परिवार)

आप अधिक आकस्मिक हो सकते हैं:

Emma
54 Maple Lane
Portland, ME 04101

# औपचारिक (व्यावसायिक, आधिकारिक, नौकरी आवेदन)

पूरा नाम, शीर्षक और कंपनी का उपयोग करें:

Dr. Michael Rivera
Human Resources Director
BrightFuture Health Clinic
310 King Street Suite 900
Seattle, WA 98104
USA

सामान्य शीर्षक:

  • Mr., Ms., Mrs., Mx.
  • Dr. (डॉक्टर)
  • Prof. (प्रोफेसर)

यदि आप किसी महिला की वैवाहिक स्थिति के बारे में नहीं जानते हैं, तो “Ms.” आमतौर पर सबसे सुरक्षित होता है।

# 6. अपार्टमेंट, सुइट या यूनिट नंबर

आप इन्हें सड़क के पते के समान पंक्ति या अगली पंक्ति में लिख सकते हैं।

समान पंक्ति:

1280 Oak Street Apt 5C

अगली पंक्ति:

1280 Oak Street
Apt 5C

कंपनियों के लिए:

456 Pine Avenue Suite 800

मानक संक्षिप्त रूपों का प्रयोग करें:

  • Apt = अपार्टमेंट
  • Ste = सुइट
  • Fl = मंजिल
  • Bldg = भवन
  • Rm = कमरा

# 7. अंतर्राष्ट्रीय पता लिखने की मूल बातें

विदेश में मेल भेजते समय:

  1. जहां तक संभव हो, प्राप्तकर्ता के देश द्वारा पसंद किए गए प्रारूप का उपयोग करें।
  2. हमेशा अंतिम पंक्ति में बड़े अक्षरों में देश का नाम लिखें।
  3. अपने स्वयं के देश के लिए मानक प्रारूप में प्रेषक के पते को स्पष्ट रूप से लिखें।

उदाहरण: यूएस → जर्मनी

Herr Jonas Müller
Lindenstraße 14
12345 Berlin
GERMANY

उदाहरण: यूके → यूएस

Mrs. Susan Clark
8940 Riverbend Drive
Denver, CO 80203
USA

अधिक जानकारी के लिए राष्ट्रीय डाक सेवाओं की जाँच करें, जैसे:

# 8. बचने योग्य सामान्य त्रुटियां

  • बहुत छोटा लिखना - स्कैन करना मुश्किल है।
  • पता क्षेत्र पर सजावट - स्टिकर, चित्र या वाशी टेप सॉर्टिंग मशीन को भ्रमित कर सकते हैं।
  • पता बहुत ऊपर रखना - इसे केंद्र क्षेत्र में रखें, ऊपरी किनारे के करीब नहीं।
  • पेंसिल या हल्की स्याही का उपयोग करना - धब्बा लग सकता है या फीका पड़ सकता है।
  • पिन कोड/पोस्टकोड गुम होना - डिलीवरी में देरी होती है और अग्रेषण बढ़ता है।

# 9. त्वरित संदर्भ टेम्पलेट

जब भी आपको लिफाफा भरने की आवश्यकता हो तो आप इस पैटर्न को कॉपी कर सकते हैं:

[आपका नाम]
[आपका पता] [अपार्टमेंट/सुइट/आदि।]
[शहर, राज्य/प्रांत पिन कोड]
[देश - यदि अंतर्राष्ट्रीय है]

[स्थान छोड़ें]

[प्राप्तकर्ता का नाम]
[कंपनी का नाम - यदि कोई है]
[पता] [अपार्टमेंट/सुइट/आदि।]
[शहर, राज्य/प्रांत पिन कोड]
[देश - यदि अंतर्राष्ट्रीय है, तो बड़े अक्षरों में]

[ऊपर दाएं कोने में डाक टिकट]

# 10. संबंधित उपयोगी संसाधन

कुछ बार करने के बाद लिफाफे को सही ढंग से भरना स्वचालित हो जाता है। यदि आप मुझे अपना देश बताते हैं, और यह व्यक्तिगत, औपचारिक या व्यावसायिक पत्राचार है, तो मैं आपको एक तैयार संस्करण दे सकता हूं जिसे आप अपनी स्थिति के अनुरूप कॉपी कर सकते हैं।